Неотъемлемой составляющей работы компании, которая занимается грузоперевозками, является составление документации на груз, который перемещается транспортными средствами.
Основными документами, которые «сопровождают» грузы, являются товарно-транспортные и дорожные накладные.
Главным назначением этой документации являются:
- подтверждение права грузоперевозчика на временное владение вещью или имуществом;
- подтверждение факта отгрузки имущества грузоотправителем;
- подтверждение факта доставки груза по назначению;
- подтверждение наличия какой-либо сделки, на основании которой груз «отправился в путь».
Типовые накладные состоят из двух частей – товарной и транспортной. Товарная часть накладной содержит сведения о самом товаре (грузе):
- сделка, на основании которой груз передаётся от одного лица другому;
- описание самого товара, его потребительских свойств (номенклатура), а также физических данных – веса, количества мест, габаритов, вида упаковки и т. п.;
- сведения о грузополучателе и об отправители груза.
Если грузоперевозка осуществляется в интересах юридических лиц или предпринимателей, то именно товарная часть накладной будет основанием для выгрузки товара (имущества) и приходования его на склад получателя.
Транспортная часть накладной фиксирует основание для перевозки груза (например, договор транспортной экспедиции) а также учётные данные о самом транспорте (государственный регистрационный знак, марка и т. п., фамилия водителя и экспедитора), а также данные о погрузо-разгрузочных работах и приёмке груза получателем.
Транспортная часть накладной требует особо тщательного заполнения во избежание претензий со стороны клиентов грузоперевозчика – в ней должны подробно фиксироваться наложение пломб и все действия с грузом.
Товарно-транспортные накладные составляются в четырёх экземплярах:
- отправителю груза;
- грузополучателю;
- грузоперевозчику (2 экземпляра).
При перевозке груза без помощи транспортной компании составляются, как правило, внутренние документы по упрощённой форме. Для перевозки целого ряда грузов (особо опасных, запрещённых к свободному обороту, нестандартных крупных габаритов) требуется составление отдельной особой документации и получение ряда разрешений от органов государственной власти.